Enero 5/2009
Se diseñó un motor de fujos de trabajo para la automatización de procesos de Solicitud de Crédito, Solicitud de Vacaciones, Solicitud de Viáticos y Presentación de la Evaluación de Desempeño del Empleado.
Antecedentes del proyecto
El Banco de Occidente tenía implementada una intranet de primera generación donde sus divisiones publicaban información de interés a través de páginas estáticas. La necesidad de automatizar los servicios del cliente interno llevaron al Banco de Occidente a definir que la columna vertebral de las herramientas de productividad es la Intranet Corporativa.
El objetivo principal para el desarrollo de la Intranet fue el de difundir información corporativa a los clientes internos según las necesidades y funciones que estos tienen en la organización con una imagen corporativa propia.
Solución Planteada
Se diseñó el sitio web para la Intranet corporativa teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
- Aproximadamente 3,000 usuarios
- Windows 95, 98 y 2000 Professional en las estaciones de trabajo
- La plataforma de red esta basada en Windows 2000 Server.
El diseño contempló la construcción de plantillas web basadas en el "look and feel" del documento de imagen corporativa del Banco de Occidente.
Se diseñó una herramienta de administración de contenido que permite la administración de tablas de una base de datos Microsoft SQL Server 2000. Estas tablas mantienen la información corporativa que es publicada en las páginas de la intranet.
La personalización del contenido presentado en la Intranet está clasificada según el interés del usuario interno por medio de su cuenta de dominio, la cual, hace parte de los grupos de usuario de la red.
Beneficios Obtenidos
EL Banco de Occidente ha logrado con la Intranet integrar a los grupos de trabajo de su organización, creando equipos interdisciplinarios que pueden compartir información.
Los servicios ofrecidos al cliente interno tienen un espacio en la organización con el cual el usuario puede enterarse de la evolución de estos. Y a su vez, las directivas de la organización pueden recibir la retroalimentación y nuevas necesidades para ofrecer un mejor servicio.
Entre los servicios de workflow que están actualmente en la Intranet son: solicitud de crédito, solicitud de vacaciones, solicitud de viáticos y presentación de la evaluación de desempeño. Estos servicios ofrecen el seguimiento de los procesos a través de la intranet utilizando una interface web a nivel nacional.
La reducción de papel en la organización es drástica debido a que los medios de publicación físicos como carteleras, memorandos y periódicos se están eliminando gradualmente y utilizar como medio único el web site de la Intranet corporativa.
Una reducción de papel que se ejecuto inmediatamente fue la generación del recibo de nómina que ahora es enviado a la casilla de correo del empleado.
Los servicios de la Intranet están integrados a los sistemas centrales del Banco para ofrecer una actualización en un solo punto de la información de los empleados, evitando una doble administración.
La administración de contenido puede ser realizada por usuarios que no necesitan conocimiento en HTML porque las plantillas están creadas para publicar contenido según la definición inicial de reglas como: tema del contenido a publicar, periodo de publicación de la información y áreas de la organización hacia quienes va dirigida la información.
Esta administración esta definida por perfiles de Autores y Editores de contenido lo que permite controlar el tipo de contenido que se presenta al interior de la organización.
